Recomendaciones para que vuestro workshop sea lo mas.
Organizar un evento puede parecer una tarea sencilla pero si queréis que vuestro evento sea un éxito de verdad, la tarea ya se complica. Son muchos los datos que hay que tener en cuenta para que todo salga perfecto y conseguir la satisfacción de los invitados.
En este caso, nos vamos a centrar en los Workshops, un tipo de evento de capacitación para el desarrollo de habilidades concretas a través de prácticas que se organiza para reunir a personas que quieren aprender más sobre un mismo tema determinado. Con un enfoque práctico y corta duración, los profesionales cada vez organizan más workshops para compartir sus conocimientos con otras personas que puedan estar interesadas.
La diferencia entre un workshop y un curso es que el primero suele durar menos. Mientras que un curso puede durar varios días o, incluso, meses o años, el workshop dura 1 día como máximo.
¿Cómo organizar un workshop exitoso?
Os dejamos los pasos que tenéis que seguir para conseguir que vuestro workshop sea lo más:
1. Definir el tema y enriquecer contenido:
Es muy importante que elijáis un tema que dominéis y que sea de gran interés para vuestro público objetivo. Aunque sepáis mucho de ese tema, si queréis conseguir mayor impacto en vuestro público, tenéis que ser innovadores, corroborar lo que decís con datos interesantes, vídeos, imágenes, testimonios de otros profesionales que también dominen el tema... No hay que conformarse con lo que ya se sabe, sino intentar ir más allá y complementarlo con otras opiniones para dar mayor valor a vuestro workshop.
2. Conocer a vuestro público objetivo:
Este punto es de vital importancia si queréis que vuestro workshop sea un éxito. Necesitáis saber a quién os dirigís, cuáles son sus necesidades, qué esperan de vuestro workshop, cómo podéis ayudarles... Al fin y al cabo, vuestro público objetivo es vuestro cliente, es por quién hacéis el workshop, por lo que su satisfacción tiene que ser vuestro principal objetivo.
3. Definir espacio, fecha, horario, necesidades técnicas y estructura del evento:
Una vez ya has analizado bien el tema y tu público objetivo, hay que definir ya datos importantes como son el espacio, la fecha y el horario del evento. Este punto, aunque parezca fácil, no lo es tanto porque hay que escoger bien si queremos que venga la mayoría de gente. El espacio tiene que ser de fácil acceso, bien situado, al que se pueda llegar en transporte público y también en el que se pueda aparcar fácilmente. Además, tiene que contar también con los medios audiovisuales que necesites para el Workshop. En cuanto a la fecha y horario también hay que escogerlos minuciosamente para evitar que haya problemas de asistencia.
Una vez estos puntos definidos, hay que estructurar el evento y decidir cómo lo vais a dividir: bienvenida, pausas, almuerzo, tiempo para networking, prácticas...
4. Promocionar el workshop:
En este apartado, tenéis que analizar muy bien en qué canales hacer la promoción. Para ello, tenéis que estudiar en qué canales es más probable que vuestro público objetivo interactúe y se entere de la existencia de vuestro workshop.
Además, tenéis también que preparar muy bien el contenido que vais a publicar, compartiendo todos los datos importantes sin extenderse demasiado.
5. Cuidar a vuestro público el día del evento:
Como hemos dicho antes, vuestro público es vuestro principal objetivo por lo que hay que estar atentos y hacer todo lo posible por que se vaya satisfecho tras el workshop. Para ello, desde el inicio, darle la bienvenida, interactuar con él, escuchar sus necesidades, hacer el workshop interesante para él e interesaros por lo que le está pareciendo y tomar en cuenta consejos que os pueda dar.
Asimismo, respetad la agenda que habéis establecido. Empezad puntual e intentad no retrasaros en ninguna explicación para cumplir con los tiempos.
6. Hacer un seguimiento post evento:
Una vez acabe el evento, no penséis que ya está todo hecho. Hay que seguir trabajando en fidelizar a tu público. Escribir un email con una encuesta de satisfacción, un vídeo del workshop linkeado a una landing page tuya, documentos con el contenido del workshop...
Y no os olvidéis de aquellas personas interesadas que no pudieron acudir. Escribidles también e invitarles a que vayan al próximo que hagáis.