¿Cómo organizar eventos exitosos y fiestas inolvidables?

Cuando una empresa decide organizar un evento, quiere que sea único, sorprender a los asistentes, que disfruten y que lo recuerden siempre. Para ello, es necesaria una buena planificación y organización ya que hay que tener en cuenta muchos factores.  
Veamos ciertas claves que os van a ayudar a organizar eventos de empresa exitosos:

1. Definir muy bien el objetivo, el público y el formato: Es muy importante, antes de empezar a planificar el evento, tener claro cuál es el objetivo primordial del evento, quiénes van a ser los asistentes (saber sus gustos, necesidades, edades... datos que nos ayuden a definirles y a saber qué es lo que les podría sorprender y gustar), duración del evento, contenido, ubicación, fechas preferibles...
2. Brainstorming y planificación: siempre se ha dicho que “dos cabezas piensan mejor que una”, por algo será, ¿no? Si queréis sorprender a vuestro público es muy importante innovar y ser creativos y salirse del formato tradicional de eventos. Hay que intentar organizar un evento único y, para eso, es muy importante aportar ideas y definir muy bien el contenido, buscando la innovación y la creatividad para superar las expectativas de vuestro público. Se puede hacer, incluso, un storytelling del evento. Una vez se defina el evento, hay que planificar y dividirse las tareas de contenido, logística y promoción del evento y hacer un cronograma para que todos los implicados en la organización del evento sepan cómo va el proceso.
3. Preparar el presupuesto: llegados a este punto, para poder ir organizando los puntos importantes del evento como pueden ser la escenografía, el venue, el catering, la contratación o no de algún espectáculo o actividad team building... es necesario elaborar el presupuesto y ver de cuánto dinero disponemos para cada partida.
4. Elegir el espacio: cualquier venue no os puede valer, tiene que ser el ideal para vuestro evento, el que dé valor añadido a vuestro contenido, que esté bien ubicado para facilitar que la gente pueda ir, que sea de fácil acceso, adaptado para personas con discapacidad si es necesario, que se pueda ir en transporte público o sino contratar autobuses para los desplazamientos. Una vez hayáis encontrado opciones que se ajustan a vuestras necesidades, es muy importante hacer una prospección del espacio y saber las dimensiones del mismo para poder pasar al siguiente punto.
5. Escenografía y tecnología: es muy importante vestir el espacio y que cree un efecto “wow”. Para ello, habrá que jugar con la iluminación , la tecnología, una gran aliada de los organizadores de eventos, el material gráfico, el sonido e, incluso, el vestuario del personal. Todo lo que pueda aportar un valor diferencial que esté en conexión con el contenido del evento es un “Match” para lograr el éxito del evento. Podéis añadir también un photocall divertido y original que anime a la gente a hacerse fotos y que las guarden como souvenir.   
6. Comunicación del evento: una vez esté todo definido, es muy importante comunicar de forma eficaz el evento y asegurarse de la máxima asistencia. Pero no solo es importante la promoción del evento para que la gente vaya sino también las comunicaciones que se hagan durante y tras el evento. Crear un hashtag especial del evento, que se pueda, incluso, utilizar en el photocall, es una herramienta muy útil para que el evento se promocione de manera orgánica.
7. Pedir feedback:  para hacer un buen cierre del evento, necesitamos conocer la opinión de los asistentes. Para ello, se les puede pedir que rellenen una encuesta o formulario en la que evalúen todos los elementos importantes del evento.
Como véis, organizar eventos no es tarea sencilla. Si queréis que vuestro evento de empresa sea exitoso tenéis que crear el efecto “wow” en vuestro público. Desde + Team os podemos ayudar a conseguirlo.